INFORMATIVA RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN RELAZIONE AL CANALE DEDICATO PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

(ART. 13 REG. UE 2016/679)

Gentile Interessato,

ai fini previsti dal Regolamento UE 2016/679 sopra richiamato (di seguito “G.D.P.R. 2016/679”), recante le nuove disposizioni a tutela della “privacy” e relativo alla protezione delle persone fisiche e al trattamento dei dati personali, si informa che il trattamento dei dati personali da Lei forniti saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa prevista dal citato Regolamento e degli obblighi di riservatezza, correttezza, liceità e trasparenza.

1. a) Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione Dati

Il Titolare del trattamento è Econord con sede legale in varese via giordani 35, C.F. e P.IVA: IT01368180129 – Pec: econord@certimprese.it e il DPO che agiscono in qualità di incaricati al trattamento, nel rispetto dei principi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonchè adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione Dati (DPO) Franco Solinas contattabile all’indirizzo mail: privacy@econord.it

1. b) Finalità del trattamento e tipologia di dati trattati

I dati personali (potenzialmente qualsiasi tipologia di dati personali, ad esempio identificativi, anagrafici e di contatto, identificativi on-line, dati di connessione) che Lei stesso ci fornisce in qualità di segnalante al fine di comunicare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con Econord commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la medesima, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

1. c) Soggetti segnalanti e soggetti segnalati

I segnalanti possono essere i dipendenti di Econord e in generale i portatori di interessi come cittadini, utenti, fornitori, consulenti e collaboratori esterni della stessa a qualsiasi titolo.

Il Titolare del trattamento dei dati dovrà inoltre adottare misure tecniche ed organizzative adeguate, dovrà adottare cautele particolari ai fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali anche rispetto ai soggetti segnalati sia all’interno del contesto lavorativo, sia all’esterno in caso di inoltro della segnalazione a terzi, salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’autorità giudiziaria o contabile).

1. d) Basi giuridiche del trattamento

I trattamenti di dati personali sono necessari per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.

I dati personali sono trattati dal Responsabile delle segnalazioni nominato da Econord, nell’esecuzione dei propri compiti o comunque connessi all’esercizio dei propri poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse di Econord, ai sensi della normativa vigente sul Whistleblowing, Legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

1. e) Modalità di trattamento dei dati

I dati personali raccolti sono trattati dal Responsabile delle segnalazioni di Econord che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo in ossequio al Regolamento normativamente previsto. Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. Responsabile della segnalazioni è soggetto “Designato ed autorizzato al trattamento dei dati personali” ai sensi dell’art. 2- quaterdecies del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 e dell’art. 29 G.D.P.R. 2016/679.

1. f) Periodo di conservazione

I dati personali relativi alle segnalazioni saranno conservati e mantenuti per il periodo di tempo necessario in adempimento alla procedura di gestione delle segnalazioni e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

1. g) Responsabile del trattamento

Econord ha nominato quale Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 G.D.P.R. Il DPO che garantisce che l’anonimato del soggetto segnalatore non gli consente di conoscere e trattare il loro contenuto, pertanto a tali condizioni il trattamento dei dati personali rimane in capo al Titolare.

1. h) Destinatari dei dati personali

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei Conti e l’Anac, Autorità Nazionale Anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

1. i) Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di ottenere, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. da 15 a 22 del G.D.P.R. 2016/679). L’apposita istanza al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è presentata contattando i riferimenti indicati nel precedente punto a).

1. l) Diritti dei soggetti segnalati

I soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dal Titolare, non possono esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del G.D.P.R. 2016/679. Ai soggetti segnalati è preclusa la possibilità di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante Privacy ex art. 77 del G.D.P.R. 2016/679.

Resta ferma la possibilità per i soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, di esercitare i propri diritti per il tramite del Garante Privacy con le modalità previste dall’art. 160 D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

1. m) Diritto di reclamo

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei può presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ex art. 77 del G.D.P.R. 2016/679, o di adire le opportune sedi giudiziarie ex art. 79 del G.D.P.R. 2016/679.

PROTOCOLLO INTERNO

La segnalazione interna presentata è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il soggetto esterno contattabile alla mail info@odveconord.it, al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolge le seguenti attività:

a) Rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) Mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;

c) Dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

d) Fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;

e) Nel caso di accertamento di responsabilità del soggetto individuato dal segnalante e di conseguente procedimento disciplinare:

• L’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
• Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
• In tale ultima ipotesi, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonché nelle procedure di segnalazione quando la rivelazione dell’identità della persona segnalante e delle informazioni è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

f) Nelle procedure di segnalazione, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

g) Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

h) Atteso quanto poc’anzi previsto con riferimento alle segnalazioni interne, si dà atto che in base alla normativa il segnalante potrà procedere a segnalazione esterna nei seguenti casi, in conformità a quanto normativamente previsto:

• La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.